Mari Belajar Surat Menyurat

Macam - macam Surat dan Pengertiannya

v  Surat Pemberitahuan
Pengertian : Surat pemberitahuan adalah surat yang berfungsi untuk memberitahukan sesuatu kepada seseorang atau lembaga.
Dalam dunia bisnis, contoh surat pemberitahuan adalah surat pemberitahuan pengiriman barang.
Surat tersebut digunakan untuk memberitahukan jadwal pengiriman barang kepada si pemesan barang.

Ciri – ciri :  Ciri yang membedakan surat pemberitahuan dari surat-surat lain yang sifatnya juga mengabarkan adalah pada sifat pengabaranyya. Surat pemberitahuan pada dasarnya semata-mata bersifat mengirim kabar atau berita (news), sedangkan surat lainnya tidak semata-mata bersifat mengirim kabar. Selain mengabarkan, surat-surat yang lain itu mengandung maksud khusus yang tergambar pada nama suratnya, yaitu menawarkan, memesan, memohon, melamar dan sebagainya.
Surat pemberitahuan dapat digunakkan untuk memberitahu sesuatu, misalnya perubahan nomor telepon,pindah alamat, pembukaan cabang baru, perubahan hargadan keperluan lain yang bersifat mengabarkan. Keanekaragaman tersebut diatas menunjukan demikian luasnya ruang gerak pemakaian surat pemberitahuan bagi sebuah organisasi.

v  Surat Kuasa
Pengertian : surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari satu orang kepada orang lain, yang bertujuan memberikan wewenang atau kuasa kepada orang lain untuk mewakili orang tersebut

Ciri – ciri : Ada pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa.
Posisi pihak pemberi kuasa cenderung lebih tinggi dibandingkan dengan penerima kuasa.
Isi atau perihal yang dikuasakan dapat berupa pekerjaan, kegiatan, atau kewenangan.
Tidak ada format surat yang standar, namun yang lazim pemberi kuasa selalu dinyatakan lebih dulu dibandingkan dengan penerima kuasa.
Bahasa yang digunakan padat, ringkas, dan langsung pada pokok persoalan.
 Ada batas waktu pemberian kuasa yang berarti wewenang tidak berlaku selamanya.

v  Surat Keterangan
Pengertian : Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Surat keterangan termasuk salah satu jenis surat yang paling banyak di buat karena isi surat keterangan umumnya menyangkut aktivitas manusia. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh organisasi sehingga surat keterangan selalu bersifat resmi.

Ciri – ciri :
Data pribadi atau jabatan yang menerangkan
Data pribadi pihak yang diterangkan
Isi keterangan (menerangkan apa).
Tujuan keterngan dibuat (untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan)
Penutup,umumnya berisi himbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum

v  Surat Pernyataan
Pengertian : surat pernyataan adalah pernyataan tertulis yang mengemukakan kesediaan/kesanggupan seseorang atau kelompok untuk menanggung segala risiko yang berkaitan dengannnya.

v  Memo
Pengertian : Surat memo merupakan singkatan dari memorandum yang berasal dari kata memory (bahasa Inggris) yang berarti ingatan menyangkutkan sesuatu informasi bersifat mengingat, yang isinya berupa berita suibgkat mengenai perintah, pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan

Ciri – ciri :
1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau organisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan memo secara horizontal maupun secara vertikal
3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak yang memiliki jabatan satara
4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu
5. Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal
6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap.

v  Nota
Pengertian : Nota berasal dari bahasa inggris yaitu note yang berarti catatan. Nota dinas merupakan berita singkat yang isinya berupa peringatan, penunjukkan atau keterangan secara resmi (dinas), bertujuan agar isi yang tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab.

Ciri – ciri :
Terdiri daripada isi-isi penting [utama].
Nota biarlah terang, kemas dan mudah dibaca.
Nota ditulis di dalam buku catatan yang khas untuk sesuatu mata pelajaran.
Catatkan isi-isi penting sahaja dengan menggunakan ayat sendiri.
Gunakan dalam bentuk point, elakan menyalin ayat yang panjang.
Kalau perlu gunakan kependekan ejaan yang anda boleh faham.
Gunakan pen pelbagai warna untuk menarik perhatian mata dan minda anda seterusnya membawa kepada penumpuan ketika membaca.

v  Surat Edaran
Pengertian : Surat  edaran (sirkuler) adalah  surat yang dibuat untuk memberitahukan sesuatu, yang ditujukan kepada beberapa  orang/kantor atau kepada banyak pihak.
Ciri – ciri :
 (1) Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.
(2) No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.
(3) Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah
(4) Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat
(5) Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran.

v  Surat Pengantar
Pengertian : Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya.

v  Surat Perintah
Pengertian : Surat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah (Bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatau atau tidak berbuat sesuatu sebagimana dijelaskan dalam surat perintah.

Ciri – ciri surat perintah :
·         Bentuk dari surat sentering yaitu dengan kata-kata Surat Perintah diletakkan ditengah-tengah kertas surat dan ada pula yang menggunakan bentuk kata Surat Perintah nya diletakkan di tepi kiri lurus dengan kelompok nomor, lampiran , dan hal
·         Surat perintah selalu diawali dengan kata “dasar” atau “alasan” sebagai tanda pertimbangan dikeluarkannya perintah tersebut.
·         Surat perintah bersifat tegas dan dapat dipertanggung jawabkan

v  Surat Instruksi
Pengertian : Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk – petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pemimpin.

v  Surat Tugas
Pengertian : Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tapi jelas. Surat tuags hampir sama dengan surat perintah atau instruksikarena sama – sama dibuat berjudul, tetapi teknis pembuatan dan bunyi suratnya berbeda.

v  Surat Statuta
Pengertian  : surat statuta adalah sekelompok surat yang dibuat berdasarkan statuta atau undang-undang dan semua peraturan serta ketentuan lain yang dapat menjadi pedoman, dasar hukum, atau landasan pijak bagi pembuatan surat tertentu