Penanganan Surat Masuk Dengan sistem Buku Agenda

Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Diposkan oleh pitli_bangettz on Sabtu, 10 November 2012

Penanganan surat adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, kemudian penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan.
Penanganan surat dapat dilakukan dengan 2 (dua) sistem, yaitu:
1. Sistem buku Agenda, yaitu sistem pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar di catat ke dalam buku-buku. Dalam penanganan surat dengan sistem ini, setiap surat masuk dan surat keluar harus tercatat ke dalam buku agenda. Kemudian setiap pendistribusian surat, terlebih dahulu harus dicatat ke dalam buku ekspedisi.
2. Sistem Pola Baru/Modern, atau sistem kartu kendali. yaitu sistem pengurusan surat dimana surat masuk dan surat keluar di catat ke dalam kartu-kartu.
3. Sistem Takah

Ada beberapa langkah penanganan surat masuk system buku agenda, diantaranya sebagai berikut

1. Penerimaan
Semua surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak.Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
Tugas penerima surat yaitu:
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
c. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima


2. Penyortiran
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam :
1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.


3. Pencatatan surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini tidak semua surat boleh dibuka, ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah surat rahasia dan surat pribadi.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja.
Kemudian membubuhkan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat. Setelah surat distempel agenda serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk.

4. Pengarahan surat
Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar disposisi, setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.Surat yang telah memperoleh instruksi kemudian diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses.

5. Penyampaian surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat. Data yang tercatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima.
Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.


6. Penyimpanan surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian TU untuk disimpan/diarsip dengan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan dikantor tersebut.


Kesimpulan
Jadi setiap instansi/organisasi mempunyai tatacara penanganan surat tersendiri. Penggunaan buku agenda umumnya dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan tata kearsipan pola baru dalam pencatatan surat

Prosedur Penanganan Surat Keluar Menurut sistem kartu Agenda

Prosedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1.  Pembuatan konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu :

 a.  Penempatan tujuan

b.  Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.

2. Persetujuan konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.

3. Pemberian nomor surat

Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:

- 231 = nomor urut surat

- K  = surat keluar

- Ps = kode untuk surat pesanan

- IX = bulan pembuatan surat

- 08 = tahun pembuatan surat

4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya  pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap stempel organisasi

Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

7. Pencatatan surat keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:

 untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat, untuk mengontrol surat yang keluar, untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat

Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;    dikirim oleh petugas pengiriman surat  dikirim melalui jasa pengiriman surat.

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.

Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;

a. Perum Pos danGiro

Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.

Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;

 1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.

 2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.

 3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.

b. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja.

c. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:

1.On Schedule Service (EMS/OS)  ,yaitu pelayanan pengiriman  EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro.

 2.On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

Prosedur Penanganan Surat Keluar Menurut sistem kartu Agenda

Prosedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1. Pembuatan konsep




2. Persetujuan konsep
         Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat adalah pimpinan/atasan bertujuan untuk mengkoreksi konsep surat tersebut .
        Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
3. Pengetikan konsep                                                            
- K = surat keluar
- Ps = kode untuk surat pesanan
- IX = bulan pembuatan surat
- 08 = tahun pembuatan surat
           Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
   - diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
   - dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

4. Pemeriksaan pengetikan                                                       setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

          

            Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut
5. Penanda tanganan surat
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
    Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
P  untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
P  untuk mengontrol surat yang keluar

6. Pencatatan Surat                                                                           Selanjutnya  adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.                                                                                

-Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:                  

No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket.                                   ! 140/05/2012 PT Janji Setia Jl Karma menanti no.45 Bandung  Penawaran Barang 05/KP/Pn/VI/012  Bagian Marketing

P  untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

      Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan. Dengan adanya cap stempel dalam suatu surat dapat dianggap sah.

7. Pemberian cap stempel organisasi atau Dinas

8. Meliapat surat yang telah jadi                                                             Jika ada surat asli dan lampirannya lalu segera dikirim kepada alamat yang akan dituju tapi sebelumnya harus dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat dengan baik seperti misalkan, lipatan barong, lipatan tunggal , dll. Sedangkan kopi dan tembusan suratnya disimpan tanpa dilipat, karena akan disimpan didalam map  atau folder dari surat tersebut dilaci filing cabinet. Untuk surat yang akan dimasukan kedalam sampul sebaiknya tidak perlu dilipat.

9. Penyampulan surat                                                                          surat yang telah dilipat dengan rapi selanjutnya dimasukan kedalam sampul yang telah disediakan, lalu direkatkan dengan lem secara rapi.                  

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat penyampulan surat:                                                        

~ Gunakan amplop yang berkop surat                                                                               

~ Cantumkan juga nomer surat  jika diperlukan                                                             

~ Bila ada sampul surat  yang tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan dengan cap stempel dinas atau organisasi pada sampul bagian sebelah kiri.

jasa pengiriman surat
            Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.
            Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.

       Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu :

 a) Penetapan tujuan. pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut yang akan ditujukan kepada siapa surat yang akan dituju. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.

b)  Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.

c) Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.

             Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik dari segi fisik surat maupun isinya.

             Surat yang baik juga dapat mencerminkan citra yang baik bagi sipenulis atau sipembuat surat tersebut, dan karena itu ketika kita akan membuat surat tertentu apalagi surat dinas kita harus mematuhi aturan-aturan dalam pembuatan surat tersebut baik dari fisiknya maupun dari pekerjaannya, tentu harus lebih diperhatikan aturan-aturannya.

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.

   - memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya.

11. Penyimpanan Surat                                                                        Jika surat asli sebaiknya dikirimkan kealamat yang dituju, sedangkan salinan dari surat tersebut disimpan sebagai arsip Penyimpanan surat tersebut harus menggunakan system penyimpanan tertentu, misalnya system abjad, system subjek, system tanggal, system nomor, atau system wilayah.